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千赢国际棋牌官网做好2017年度归档文件整理与 档案移交进馆工作的通知

来源:yxy发稿时间:2018-06-04浏览次数:451

千赢国际棋牌官网做好2017年度归档文件整理与

档案移交进馆工作的通知

各教学院、校属各部门(单位):

按照《高等学校档案管理办法》(教育部第27号令)、《档案管理违法违纪行为处分规定》(国家档案局第30号令)等档案法律法规规定和《高等学校档案工作规范》、《归档文件整理规范》(DB36/T 380-2016)等档案管理规范要求,将启动2017年度档案归档工作。现就归档具体事宜通知如下:

一、文件材料收集整理工作

(一)认真开展文件材料收集工作,确保归档文件材料齐全完整。

请各单位参照新修订的《宜春学院各部门文件材料归档范围和保管期限表》(见附件1),将2017年度产生的属归档范围的各类文件资料,按归档要求收集、整理,2017年度以前因特殊原因未及时归档须补充归档的文件材料,请分年度整理。

(二)严格执行标准,提高归档文件材料整理质量。

按照江西省档案局下发的新的《归档文件整理规范》(DB36/T380-2016)要求进行整理(2016年以前的归档文件仍按照老规范要求整理)。各单位要认真学习新规则,严格按照规范和标准进行整理,确保文件材料归档整理质量符合要求。

1、凡归档的纸质文件应提供原件,复印保存件一般不能作为归档材料。重要文件材料的印章、签名等要素要完善,各类文件用纸、书写墨迹等要规范、标准,以确保文件材料的有效性。

2、凡归档的纸质文件如需装订,请务必采用不锈钢钉或棉线进行装订,严禁采用铁质钉装订。

3、凡归档的视频、音频、图片和实物等档案材料,请做好相关文字说明。

4、凡归档的集体合影照片须经过压膜处理,且压膜后的尺寸不超过A4幅面,并提供信息说明:

(1)按人物站位列写姓名;

(2)如有人物缺席,则需在名单中注明缺席人姓名;

(3)照片题名,如“某某学院某某年级或班级或专业毕业生合影”。

凡归档的毕业生个人照片(新华社统一采集),规格统一为2英寸,以班级或专业为单位整理、编制对应的信息汇总表(含毕业生学号、姓名、身份证号及籍贯等)。

5.凡归档的文件资料整理后,请按分类号用Excel软件编制《归档文件目录》(见附件2),目录表格采用A4幅面,页面横向设置。

二、移交进馆工作

(一)移交时间

由于归档量大,为确保各类档案材料有序入库,请各单位在规定时间内移交。

1、校直各单位的档案移交时间为:2018年6月30日前。

2、各学院的文书档案移交时间为:2018年6月30日前。

3、各学院毕业生班级纪念册(或集体照片及毕业生个人照片)的移交时间为:2018年6月30日前。

4、毕业生学籍表、毕业生登记表、毕业生学历信息表等档案材料的移交时间为:2018年10月30日前。

5、仪器设备类档案的移交时间:2018年6月30日前。

6、科研类档案的移交时间:项目结题或验收后两个月内。

7、基建类档案的移交时间:项目完成后三个月内。

8、财会类档案由计财处整理归档。当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由计财处保管一至三年,期满后移交档案馆。

9、其他重要需归档的资料,可随时联系档案馆移交。

(二)移交要求

各归档单位应对移交的各门类档案资料进行归档质量自查,符合质量要求的,填写档案移交清单(见附件3),办理移交手续,对不符合要求的,应按要求进行必要的补充调整。

1、档案资料纸质版移交须经档案馆专人清点,检查所有移交档案资料的数量、质量,经验收合格后办理档案移交手续,双方在档案移交清单上签字盖章,一式3份,档案馆保存2份,移交单位保存1份,归入双方档案。

2、移交时需提供归档文件目录一式2份(其中,标题“归档文件目录”请采用黑体22号并居中,表头“序号”、“档号”等请采用黑体12号,目录内容请采用宋体11号)。归档文件请按照保管期限(永久保管、30年或10年)分类编制。

3、如有涉密文件归档,请将涉密的移交清单单独填写。

4、在移交纸质材料时,相应的电子材料一并移交。

三、组织领导

各学院、校直各单位要切实加强对档案工作的领导,认真履行工作职责,配齐配强兼职档案员并为他们的工作提供必要的条件;要严格按照学校档案管理办法(宜学院办字〔2013〕19号)要求,保证归档文件材料收集完整齐全,整理规范,并按时移交档案馆。

在工作过程中如遇有关业务问题,请与档案馆联系,电话:3201889。


附件:

1.宜春学院各部门文件材料归档范围和保管期限表

2.归档文件目录

3.档案移交清单

宜春学院档案馆

                         2018年5月7日

附件1.宜春学院各部门文件材料归档范围和保管期限表.docx附件2.归档文件目录.xls附件3.移交清单.xls